ダイバーシティや働き方の改革がメディアなどで取り沙汰される今、先進企業の多くが生産性・業務効率向上やコラボレーションに取り組んでいる。だが、クラウドストレージがビジネス現場にもたらす価値について正しい認識を持っている方はさほど多くはないのではないだろうか。そこで今回は、「働き方をシンプルにする」という命題に取り組み続けているDropbox Japan 株式会社ジャパンマーケティングマネージャーの荒井一広氏に伺った。

既にビジネス現場では広く活用されている！Dropbox活用の実態とは？

　2008年からサービスを開始し、ビジネスパーソンなら知らない人はいないと言っても過言ではないほどの地位を築いている「Dropbox」。クラウドストレージとして広く知られているが、その活用の実態について、荒井氏が教えてくれた。
「Dropboxは、欧米ではすでに40%までのビジネスユーザーに浸透しており、全世界で800万社以上にご活用いただいています。ファイルサーバーやNASからの置き換え、また昨今さまざまな企業が促進するダイバーシティや働き方の改革の一環として広まるケースが多いです。さらには、Dropbox Businessをご利用いただいているとある企業では、全社導入する以前に現場社員の6～7割が個人的に活用していた実態を企業側が知り、導入を決めたというケースもあります。このように、個人ユーザー数の多さから導入を決断する企業は少なくありません。利便性を実感した現場社員がボトムアップで導入を提案して採用されるケースが非常に多くなっています」

ダイバーシティをにらんだ働き方改革にも有効
Dropboxが創る世界観を事例からひもとく！

　では、実際にDropboxを導入した先進企業では、いったいどのように活用しているのだろうか。
「導入企業の多くは、大容量ファイルのやり取りが頻繁に発生する業種です。たとえば、動画や印刷用画像ファイルなど、大容量ファイルのやり取りが日常的に発生していた株式会社電通様の事例では、業務効率とコスト削減を実現しています。これまでは、内容確認のためにファイルを複数枚のROMに焼き、バイク便や宅急便でやり取りすることで、タイムラグと莫大な輸送費が発生していました。しかしDropbox Businessを採用してからは、輸送費をかけることなく、瞬時のファイル送付と確認ができるようになりました。さらに、制作物に関するコメントもウェブ上でやり取りができるので、メールなどでコミュニケーションをとる手間も省け、本来の制作という業務に集中できるようになったという声をいただいています」（荒井氏）
　Dropbox導入のメリットは、ファイルの保存や共有の利便性だけではない。建材・緑化資材メーカーの東邦レオ株式会社では、働き方そのものの改善をゴールに見据え、Dropbox Business を導入したという。
「いつでもどこでも資料ファイルの共有や閲覧ができることから、外出の多い営業現場のみならず、部署間やクライアント、社外パートナーとの情報共有にご活用いただいています。会議ひとつとっても、今までは0から行われていた報告やブレストがDropbox上でのコミュニケーションに移行したことで、より発展的な議論に時間を使うことができるようになり、全社として働き方の改善につながったそうです」（荒井氏）
　このように、働き方の改善・浸透が実現したのも、Dropboxが現場でツールを扱う従業員にとって使いやすく、価値を感じるツールだからこそ。多くの企業で働き方の改革に大きな効果をもたらし、結果的にコスト削減とROIの向上にもつなげているという。

「コラボレーションツール」としての役割を推進！
Dropboxに搭載された機能とは

　Dropboxが現場で使われ、働き方の改革に貢献しているツールである最大の理由として、「『働き方をシンプルにする』という命題に挑み続け、『現場の使いやすさの追求』と『コラボレーション機能の拡充』を続けているからにほかならない」と荒井氏。まさに「コラボレーションツール」としての役割を追求しているサービスだといえる。
　また、荒井氏は数ある「コラボレーション機能」の中から特にオススメのものを、実際にDropbox Businessの操作画面を見せながら教えてくれた。
　1つ目が、動画やプレゼンテーションなどのファイルを共有し共同作業を実現する共有フォルダ、2つ目が各ファイルの共同作業を支援するプレビュー、コメント、バッジのコラボレーション機能。特にAdobeやMicrosoftのアプリケーションがインストールされていないデバイスからでもファイルを参照しながら共同作業ができるのはユーザーからの評価が高い。そして最後に、大容量ファイルのアップロードをDropboxユーザーではない人にも促せる「ファイルリクエスト」機能だ。また、2016年5月現在でβ版ではあるが、画像や動画、テキストなどのリッチファイルをも複数メンバーで同時入力できる最新機能として「Paper」がある。
「Dropbox Businessは単なるクラウドストレージではなく、コラボレーションを促すツールへ進化しています。実際にご利用いただければ、なぜ世界中で多くのビジネスユーザーが選択しているのか、そして結果的にダイバーシティや働き方の改革を実現しているかご理解いただけるはずです。まずは試用版を利用していただき、Dropboxが創る世界観をぜひ実感してみてください」（荒井氏）

（A） ropbox上ではAdobeやMicrosoftのファイルをプレビューできる
（B） 参照しているファイルに対するコメントを共同作業しているメンバーに送れるコメント機能
（C） バッジ機能は、Excel、PowerPoint、Wordで共有作業している相手が確認できる