問題が発生したとき、なぜその問題が起きたのかを正確に突き止めることは、再発防止や改善の第一歩です。なぜなぜ分析は、シンプルに「なぜ？」を繰り返すことで、表面的な原因を超えた根本的な問題を発見する手法です。
この方法は製造業をはじめ、さまざまな業界で活用されており、特にトヨタ自動車が導入したことで広く知られるようになりました。しかし、人によっては、「パワハラだ」「吊るし上げだ」と感じる場合もあるでしょう。
なぜなぜ分析の基本的な考え方から具体的な手順、実際の活用例までを分かりやすく解説するよ！
なぜなぜ分析とは？
なぜなぜ分析とは、問題の根本原因を追究するためのシンプルな方法で、主に「なぜ？」という問いを繰り返していくことによって、問題の表面的な原因ではなく、根本的な原因を特定する手法です。
トヨタ自動車が品質管理の一環としてこの手法を開発し、特に製造業の現場で広く活用されています。「5 Whys（5つのなぜ）」とも呼ばれ、トヨタ生産方式の一部としても知られています。
「なぜ」を5回繰り返す理由は、通常5回の質問を行うことで表面的な原因を超え、根本原因にたどり着く可能性が高いからです。問題が発生した場合、最初の1つ目の「なぜ」は通常、明らかに見える原因に答えますが、さらに「なぜ」を繰り返すことで、見過ごされがちな要因やプロセス上の欠陥を見つけ出せます。
5回という数に特に決まりはなく、問題の複雑さによっては3回や7回になることもありますが、5回程度がちょうどよいバランスとされています。
なぜなぜ分析の重要性は、問題解決のアプローチにあります。単に問題を表面的に解決するのではなく、根本原因を突き止めて再発を防止することで、同じような問題が再び起こるリスクを低減させます。
この分析手法は、品質管理やプロジェクトマネジメントなど、さまざまな分野で有効です。また、シンプルな手法であるため、特別なツールや知識が不要で、誰でもすぐに実践できる点も魅力です。
なぜなぜ分析のやり方
なぜなぜ分析は、問題が発生した際にその原因を徹底的に追求するために使用されます。
なぜなぜ分析は、以下の手順で実施されます。
- 問題を見つけて定義する
- 「なぜ？」を繰り返す
- 根本原因にたどり着く
それぞれ解説します。
手順①問題を見つけて定義する
最初に解決すべき具体的な問題を明確にします。
問題が曖昧であれば、分析が進めづらくなります。例えば、「製品の不良が多発した」という問題を正確に定義することが重要です。
手順②問題の定義「なぜ？」を繰り返す
問題を定義したら、次に「なぜその問題が発生したのか？」を問います。
この質問に対する答えが導き出されたら、その答えに対して再度「なぜ？」と問いかけます。これを繰り返すことで、根本原因に徐々に近づきます。
通常は5回程度の「なぜ」を繰り返しますが、必要に応じて回数を増減させることもあります。
手順③根本原因にたどり着く
「なぜ？」を繰り返すことで、最終的に問題の根本的な原因を発見します。
ここでは、原因が人間のミスや管理上の問題など、具体的で修正可能なものであることを確認します。
例えば、「機械の設定ミス」が根本原因だった場合、その原因がなぜ発生したのかをさらに掘り下げます。
例として、製造業における問題を考えてみましょう。
「製品の不良品率が上昇した」と問題を仮定します。
①なぜ不良品率が上がったのか？
→ 機械の設定が誤っていたから。
②なぜ設定が誤っていたのか？
→ 設定を確認するチェックリストが使われていなかったから。
③なぜチェックリストが使われていなかったのか？
→ 作業者に新しいチェックリストの重要性が伝わっていなかったから。
④なぜ重要性が伝わっていなかったのか？
→ 新しいプロセスの導入が急すぎたから。
⑤なぜ導入が急すぎたのか？
→ 上層部からの指示が遅れたから。
このように、「なぜ」を繰り返すことで、最終的には上層部の指示の遅れが根本原因であると判明しました。この根本原因に対処することで、同様の問題の再発を防ぐことができます。
なぜなぜ分析を活用シーン
なぜなぜ分析を活用シーンを3つ解説します。
活用シーン①製造業における品質管理の例
なぜなぜ分析は、特に製造業の品質管理で多く活用されています。製造過程で発生する問題、例えば不良品の増加や機械の故障など、目に見える問題の背景にはさまざまな要因が隠れています。
なぜなぜ分析を使うことで、表面的な問題を修正するだけでなく、根本的な原因を特定して再発を防ぐことができます。
例えば、製造ラインで「不良品が多発する」という問題があったとします。表面的には機械のトラブルが原因かもしれませんが、なぜなぜ分析を行うことで、実際には作業者が機械を適切に操作していないことや、作業手順が不明確であったことなど、根本的な原因が浮かび上がります。
このように、製造業では頻繁に使われ、品質向上や生産効率の改善に貢献しています。
活用シーン②ビジネスやプロジェクトマネジメントでの活用
なぜなぜ分析は製造業に限らず、ビジネスやプロジェクトマネジメントの分野でも非常に効果的です。例えば、プロジェクトが期日を守れなかったり、コストが予算を超過したりした場合、表面的な原因だけに注目していては根本的な問題が解決されません。
なぜなぜ分析を使って遅延やコスト超過の原因を深掘りし、組織のプロセスにおける問題やコミュニケーションの不足といった根本原因を見つけることで、次回以降のプロジェクトで同じ失敗を繰り返さないようにすることができます。
活用シーン③チーム内コミュニケーションでの活用方法
なぜなぜ分析は、チーム内のコミュニケーション改善にも役立ちます。プロジェクトがうまく進まない理由や、メンバー間での誤解や対立が生じる原因を分析する際にも使えます。
「なぜこの問題が発生したのか？」を繰り返し問いかけることで、コミュニケーション不足や目標の認識違いといった課題が明確になります。
結果として、チーム内での協力体制や意思疎通を強化し、プロジェクトの成功に結びつけることが可能です。
なぜなぜ分析のメリット
なぜなぜ分析のメリットは、以下の3つです。
メリット①根本的に問題を解決できる
なぜなぜ分析の最大のメリットは、問題の表面的な原因にとどまらず、根本的な原因を特定できる点です。これにより、同じ問題が再発するリスクを減らし、長期的な改善を実現することができます。
例えば、単に機械の修理を行うだけではなく、操作ミスが頻発する原因が訓練不足であることを発見することで、従業員の教育を見直すことができます。
メリット②再発防止の強化が可能である
なぜなぜ分析は、一度問題が発生した後の改善だけでなく、将来的な再発防止にも効果的です。根本原因を特定し、その対策を講じることで、問題が再び起こる可能性を大幅に減らせます。
特に品質管理やプロジェクト管理においては、この再発防止策が非常に重要です。
メリット③シンプルで誰でも実行可能である
なぜなぜ分析は非常にシンプルな手法で、特別なツールや高度な技術を必要としません。
そのため、誰でもすぐに実践でき、あらゆる業界や状況に適用可能です。会議やブレインストーミングの場で、手軽にチームで実行できるため、即時的な問題解決にも役立ちます。
なぜなぜ分析のデメリット
なぜなぜ分析のデメリットは、以下の2つです。
デメリット①表層的な回答にとどまるリスクがある
なぜなぜ分析は、正確に行わなければ表面的な回答にとどまるリスクがあります。
適切な「なぜ」を問いかけずに、早急に結論を出してしまうと、根本原因にたどり着かず、結果的に問題が解決されない場合があります。
特に時間やリソースが限られている場合、十分な効果を得られないことが考えられます。
デメリット②専門的な問題には向かない場合がある
なぜなぜ分析はシンプルで汎用性が高い反面、非常に専門的な問題や複雑なシステムの原因分析には適さない場合があります。
技術的な問題やデータ分析が必要な場合、なぜなぜ分析だけでは原因を突き止めることができないことがあり、より高度な分析手法や専門知識が必要です。
なぜなぜ分析の事例
なぜなぜ分析の事例を2つ紹介します。自社でも問題が発生したときに、「なぜなぜ分析」を活用することによって、事業を成功させましょう。
IT業界での事例
なぜなぜ分析は、ITプロジェクトの失敗や遅延の原因特定にも有効です。あるソフトウェア開発プロジェクトでは、納期が大幅に遅れた問題が発生しました。
このケースでなぜなぜ分析を用いることで、プロジェクトマネージャーが以下のように原因を追求しました。
- 問題
→プロジェクトが納期に間に合わなかった。- なぜ納期に間に合わなかったのか？
→ 開発フェーズで予想以上の時間がかかったから。 - なぜ予想以上に時間がかかったのか？
→ 要件が不明確で、仕様変更が頻発したから。 - なぜ要件が不明確だったのか？
→ クライアントとの初期のコミュニケーションが不足していたから。 - なぜコミュニケーションが不足していたのか？
→ プロジェクトの進行管理が適切に行われていなかったから。 - なぜ進行管理が適切に行われなかったのか？
→ プロジェクトマネージャーが複数のプロジェクトを同時に担当しており、リソースが不足していたから。
- なぜ納期に間に合わなかったのか？
この分析の結果、複数プロジェクトの管理体制に問題があり、リソースの適切な配分ができていなかったことがわかりました。
結果的に、プロジェクトの進行管理を改善するために、プロジェクトマネージャーの負荷を軽減し、専任チームを導入することが提案され、次回以降のプロジェクトでは納期を守ることができました。
飲食業界での事例
あるレストランチェーンでは、顧客満足度が低下し、売上が減少していました。なぜなぜ分析を使用して問題の根本原因を探った結果、以下のような分析結果にたどり着きました。
- 問題
→顧客満足度が低下している。- なぜ顧客満足度が低下しているのか？
→ 注文の提供時間が長くなっているから。 - なぜ提供時間が長くなっているのか？
→ キッチンのオペレーションが遅れているから。 - なぜオペレーションが遅れているのか？
→ 新人スタッフが増えており、十分なトレーニングがされていなかったから。 - なぜトレーニングが十分でなかったのか？
→ スタッフのトレーニングマニュアルが更新されておらず、効率的に学べなかったから。
- なぜ顧客満足度が低下しているのか？
この結果、トレーニングシステムの不備が根本的な原因であることが判明し、トレーニングプログラムの改善を図ることでオペレーションの効率化が実現しました。これにより、提供時間が短縮され、顧客満足度も向上し、売上の回復につながりました。
このように、なぜなぜ分析は業界問わず、シンプルな問いで問題を解決することが可能です。
なぜなぜ分析を効果的に活用するポイント
なぜなぜ分析を効果的に活用するには、下記の3つポイントを意識しましょう。
それぞれ解説します。
チームで協力して問題解決意識をもつ
なぜなぜ分析を効果的に行うためには、チーム全体で協力して取り組むことが重要です。複数の視点を持つことで、問題の本質を見落とさず、さまざまな角度から原因を追究することができます。個人で行う場合は、自分の知識や経験に基づいた結論に偏るリスクがありますが、チーム全体でディスカッションを行うことで、より深い分析が可能になります。
具体的には、問題が発生した際に関係者全員を巻き込み、なぜなぜ分析を実施するワークショップを開くと効果的です。たとえば、製造業における機械トラブルの場合、エンジニア、オペレーター、管理職など、各役割の担当者が一堂に会して、それぞれの視点から「なぜ？」を問いかけることで、問題の真の原因を見つけやすくなります。
表面的な回答をせずに、話を深く掘り下げる
なぜなぜ分析を行う際、表面的な回答にとどまらないように注意する必要があります。初期の質問に対して明らかに見える答えに満足せず、さらに深く掘り下げることが重要です。これは、問題の根本原因を正しく特定するための重要なステップです。
たとえば、「なぜ売上が減少したのか？」という質問に対して「顧客が減ったから」という回答で終わってしまうと、表面的な理由しか分かりません。しかし、なぜ顧客が減ったのかをさらに問い続けることで、マーケティング戦略やサービスの質に問題があったことが見えてきます。このように、なぜなぜ分析では、常に一歩先を見据えた質問を繰り返す姿勢が求められます。
柔軟な視点を持つこと
なぜなぜ分析は5回の「なぜ」を基本としていますが、問題によっては3回で十分な場合もあれば、7回以上の「なぜ」が必要になる場合もあります。そのため、必ずしも回数に固執せず、問題の深さや状況に応じて柔軟に対応することが大切です。
また、場合によっては、途中で別の視点からの「なぜ」を導入する必要があることもあります。例えば、製品の品質不良の問題に対して、最初は製造プロセスを中心に「なぜ」を問いかけていても、途中で「設計の段階での問題かもしれない」と視点を変えることで、より正確な原因にたどり着けることもあります。柔軟な発想と対応が、なぜなぜ分析の成功に不可欠です。
なぜなぜの分析をうまく活用しよう
なぜなぜ分析は、今後AIやデータ分析を使うことで、もっと早くて正確に問題の原因を見つけられるようになるでしょう。
また、ビジネスだけでなく、学校や地域の問題解決にも役立ちます。たとえば、学校で成績が伸び悩む理由を調べたり、地域での課題を解決したりする場面で使えるでしょう。さらに、誰でも簡単にできる方法なので、会社でも標準的な問題解決のスキルとして広まっていくでしょう。
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