取引先を訪問する営業職のなかには、メールで事前にアポイントをとる方も多いでしょう。しかし、メールは文章のみのやりとりになるため、言葉遣いや送信する時間帯などを誤ると相手に悪い印象を与える可能性があります。
この記事では、ビジネスシーンに欠かせないアポイントメール（訪問メール）について、作成のポイントや注意点を例文付きで紹介します。顧客獲得に向けて営業効果の高いメールを送るためにも、参考にしてみてください。
訪問メールとは？その役割と重要性
ビジネスシーンで取引先を訪問する場合、あらかじめメールや電話でアポイントをとる必要があります。このとき、電話よりもメールを利用すると、候補日の打診はもちろん、確定した日時や訪問の目的などを記録でき、相手方とのスムーズなコミュニケーションが可能です。
ここでは、ビジネスシーンに欠かせない「訪問メール」の役割や重要性について解説します。
ビジネスにおける訪問メールの役割
ビジネスシーンにおける訪問メールの役割は、以下のとおりです。
このように、訪問メールは取引先とのやりとりを円滑にし、相手へ丁寧な対応を印象付ける役割も担っています。電話だと「言った・言わない」などのトラブルが生じる可能性もあるため、メールはコミュニケーションと関係構築のための重要な手段といえるでしょう。
訪問メールが必要なシチュエーションとは？
訪問メールが必要なシチュエーションはいくつかあり、以下はその一例です。
いずれにしても、相手方と対話が必要なシーンに訪問メールを活用できます。あらかじめメールを一通送ることで、相手に安心感を与え、予定どおりの進行が可能になります。
訪問メールの基本的な構成
ビジネスシーンにおいて信頼性の高いメールを作成するためには、以下の基本的な構成をしっかり押さえることが重要です。
ここでは、相手に丁寧な印象を与えられるメール構成を解説します。
件名
件名は、メールを受け取った相手が最初に目にする部分です。件名がわかりやすく簡潔だと、開封する前にある程度の内容を予測してもらえたり、安心感を与えられたりします。
たとえば「訪問のご依頼（〇〇社の△△より）」のように要件と送信者を明示すると、、相手から「早く返信しよう」と思ってもらいやすくなります。結果的に、開封を後回しにされる状況を防ぎ、返信までの時間短縮につながるでしょう。
宛名
宛名は、メールの受信者が自分宛てであることを認識するための重要な部分です。「株式会社〇〇 〇〇様」のように、相手の会社名と名前を正確に記載します。
また、ビジネスメールでは、敬称や役職を忘れずに記入することで、相手に対する礼儀を示すことにもつながります。そのため、できるだけ丁寧に書くよう意識しましょう。
挨拶と自己紹介
挨拶と自己紹介は、メールの冒頭で相手に対して自分が誰であるかを伝える部分です。
たとえば、初めてメールを送る場合は「お世話になっております。株式会社〇〇の△△と申します。」のように、会社名と自分の名前を明確に伝えましょう。既存の取引先の場合でも、簡単な挨拶と名乗りを省略しないことで、相手に対する配慮を示せます。
本文
本文は、訪問の目的や詳細を具体的に伝える部分です。訪問の理由、日時、場所などを明確に記載し、相手に理解してもらえるよう留意します。
たとえば「〇月〇日に貴社を訪問させていただきたく存じます。具体的な目的は△△であり、詳細をお話しできれば幸いです。」のように、要点を簡潔にまとめることが重要です。
結び
結びの言葉は、メールの締めくくりとして相手に感謝の意を伝える部分です。「お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。」のように、相手に対する配慮を示す言葉を用います。
また、返信をお願いする場合は、その旨を丁寧に伝えられるよう意識しましょう。最後に「何卒よろしくお願い申し上げます。」と締めると、メール全体が丁寧な印象になります。
訪問メール作成の5つのポイント
訪問メールを効果的に作成するためには、構成以外にもいくつかのポイントを押さえることが重要です。以下に示す各ポイントを参考にして、信頼性の高い訪問メールを作成しましょう。
件名は簡潔かつ具体的に
件名は、メールの内容を一目で相手に伝えるために非常に重要です。件名が簡潔かつ具体的であれば、相手はすぐに内容を把握しやすくなります。
たとえば「○○の打ち合わせ」「【返信依頼】××について」など、具体的なワードを入れると、相手の目に留まりやすく、開封・返信率もアップするでしょう。長すぎる件名は途中で切れてしまう可能性があるため、20字以内にまとめるのがおすすめです。
宛名と挨拶は丁寧に
宛名と挨拶は、メールの受信者に対する礼儀を示す重要な部分です。宛名は相手の名前を正確に記載し「様」などの敬称もきちんと含めましょう。もし、誰宛てに送信すべきか迷う場合は「ご担当者様」とすれば、メール内容に応じて相手方の適任者が対応してくれます。
挨拶文は、「お世話になっております。」や「初めてご連絡いたします。」などの一般的なビジネスマナーに則った表現を用いることで、丁寧な印象を与えられるでしょう。挨拶の後には、簡潔な自己紹介を付け加えると好印象です。
訪問の経緯や要点をわかりやすく
メールの本文では、訪問の経緯や要点を明確に伝えるのが大切です。訪問の目的、日時、場所などを具体的に記載し、相手に理解してもらえるようにしましょう。
たとえば「〇月〇日に貴社を訪問させていただきたく存じます。訪問の目的は〇〇で、詳細についてお話しさせていただきます。」といった具合に、要点を簡潔にまとめます。これにより、相手が訪問の必要性を認識しやすくなります。
候補日は複数日程を提示
訪問の日程調整をスムーズにおこなうために、候補日は複数提示しましょう。たとえば、「〇月〇日または〇月〇日はいかがでしょうか？」など、選択肢が多いと相手の都合に合わせやすくなります。
3日程以上挙げる場合は、箇条書きにするとさらに認識しやすく、迅速な日程調整と訪問が可能になるはずです。
相手がメリットを感じられる内容に
訪問メールの内容には、相手にとってのメリットを明示することが重要です。訪問によって相手がどのような利益を得られるかを具体的に伝えられると、その必要性を強調できます。
たとえば、「今回の訪問で新製品の詳細をご説明し、御社の業務改善に役立てていただければと存じます。」のようにすると、訪問を受け入れてもらいやすくなるはずです。
ビジネスで使える訪問メールの例文集
訪問メールを送る際には、適切な表現と構成が求められます。以下に、初めての相手や既存の取引先、訪問後のお礼、訪問前の確認に使える例文を紹介します。
これらを参考にして、状況に応じたメールを作成してください。
初めての相手に送る訪問依頼
初めての相手に送る訪問依頼メールでは、自己紹介と訪問の目的を明確に伝えることが重要です。
件名：面談のご依頼（株式会社○○｜△△より）
株式会社○○
ご担当者様
突然のご連絡失礼いたします。株式会社△△の□□と申します。
貴社のホームページを拝見し、初めてご連絡させていただきました。
貴社の○○に関して、弊社のサービスがお役に立てるのではないかと思っております。
もしよければ、当社のサービス××について、内容をご説明させていただけないでしょうか。
誠に勝手ではございますが、具体的な訪問日時として以下を候補日に挙げさせていただきます。
【候補日程】
・○月○日（×曜日）××：××～××：××
・○月○日（×曜日）××：××～××：××
・○月○日（×曜日）××：××～××：××
ご多忙のところ恐縮ですが、ご都合のよい日程をご返信いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
既存の取引先に送る訪問依頼
既存の取引先に送る訪問依頼メールでは、過去のやり取りを踏まえて具体的な訪問目的を記載します。
件名：次回訪問のご相談（株式会社△△）
株式会社○○
○○ ○○様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
先日ご提案させていただいた○○について、さらに詳細な説明をさせていただきたく存じます。
○月○日または○月○日のご都合はいかがでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認とご返信のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
訪問後のお礼
訪問後のお礼メールでは、訪問の機会をいただいたことに感謝を伝え、今後の流れについても触れます。
件名：訪問のお礼（株式会社△△）
株式会社○○
○○ ○○ 様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。
ご説明いただいた内容をもとに、今後の進め方について検討いたします。
引き続きよろしくお願い申し上げます。
訪問前の確認
訪問前の確認メールでは、訪問の日時や目的を再確認し、相手に再度の確認をお願いする内容を含めます。
件名：訪問日時のご確認（株式会社△△）
株式会社○○
○○ ○○様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先日は訪問の日程調整にご協力くださり、誠にありがとうございました。
打ち合わせの前日となりましたので、確認のためご連絡させていただきます。
・日時：○月○日（○曜日）××：××～
・場所：○○営業所
もしご都合に変更がございましたら、お知らせください。
それでは、お会いできますことを楽しみにしております。
何卒よろしくお願い申し上げます。
これらの例文を参考に、状況に応じた訪問メールを作成し、円滑なコミュニケーションを図りましょう。
訪問メール作成時の4つの注意点
訪問メールを作成する際には、いくつかの注意点を押さえることで、より信頼性の高いメールを送信できます。以下に、メール作成時の具体的な注意点を説明します。
メール送信の時間帯に配慮する
メールを送る時間帯は、相手の受け取りやすさに影響します。とくにビジネスメールの場合、平日の午前中や午後の早い時間帯が理想的です。
たとえば、月曜日の朝一番に送ると、週の始めに確認してもらいやすくなるでしょう。逆に、深夜や週末に送ると、相手が見逃してしまう可能性があるだけでなく「この人は休んでいないのかな」など、メールの目的以外の部分に気が向いてしまうこともあります。
相手の業務時間内に送信することで、スムーズにやりとりできるでしょう。
返信は早めにおこなう
訪問依頼メールに対する返信は、できるだけ早くおこなうことが大切です。迅速な返信は、相手に対する誠意とビジネスマナーを示します。
たとえば、メールを受け取った当日もしくは翌日に返信できると「この人は丁寧だな」と思ってもらえるでしょう。結果的に円滑なコミュニケーションを図れるだけでなく、信頼関係の構築にも繋がります。
正しい言葉遣いを心がける
ビジネスメールでは、正しい言葉遣いが鉄則です。敬語や丁寧な表現を用いることで、相手に対する礼儀を示せます。
たとえば「お忙しいところ恐縮ですが」「何卒よろしくお願い申し上げます」などの表現は、必須と思ってもよいかもしれません。相手の名前や役職まで正確に記載できると、失礼のないメールを作成できるはずです。
誤字脱字をチェックする
メールを送信する前に、必ず誤字脱字をチェックしましょう。誤字脱字があると、相手に対して不注意な印象を与えてしまいます。
たとえば、送信前に一度読み返すか、信頼できる同僚に確認してもらうとよいかもしれません。その他、スペルチェックツールの活用も効果的です。
訪問メールに関するよくある質問
最後に、訪問メールにまつわる「よくある質問」をチェックしておきましょう。
お伺いメールの例文を教えてください。
訪問メールを作成する場合、以下の例文を参考にしてみてください。
可能でしたら貴社に伺い、1時間ほどお時間を頂戴できますと幸いです。
つきましては、以下日程にてご都合のよろしい日時をご連絡いただけますでしょうか。
上記日程以外でも調整可能ですので、ご都合が合わなければ遠慮なくお申し付けください。
お忙しいところ恐縮ですが、ご検討の程よろしくお願いいたします。
訪問人数をメールするときの例文を教えてください。
訪問人数をメールする場合、以下の例文を参考にしてみてください。
〇月〇日に訪問する人数は△名とお伝えしておりましたが、◇名で伺うことになりました。
急な変更となり大変恐縮ですが、何卒宜しくお願い申し上げます。
まとめ
訪問メールを効果的に作成するためには、送信の時間帯や返信の速さ、正しい言葉遣い、誤字脱字のチェックといった基本的な注意点を押さえることが重要です。これらのポイントを意識することで、相手に対して信頼性の高いメールを送ることができ、ビジネスシーンでの円滑なコミュニケーションを図れるでしょう。
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